Improving governance of waiting list management in a CAMHS neurodevelopmental service using a digital workflow: a quality improvement project.

چکیده اصلی

Reliable management of waiting lists is a key component of governance in child and adolescent mental health services (CAMHS). Within neurodevelopmental services, fragmented systems for referral and waiting list management may introduce risks to data reliability, service oversight and timely access to care.In the City & Hackney Specialist CAMHS Neurodevelopmental Team, referral and waiting list processes relied on multiple spreadsheets and manual data entry across screening, waiting list allocation and assessment tracking stages. This created duplication, risk of data loss and limited visibility of patient progression.A quality improvement project was undertaken to implement a digital workflow using Microsoft Forms, Lists and Power Automate. The system created a single structured dataset tracking patient progression from referral to report completion, replacing multiple spreadsheets and manual processes, and enabling clinicians and administrative staff to directly access waiting list information without reliance on manual retrieval.Over a 13-month period, the system was used in 803 searches by 20 individual users with 5-9 active users per month, indicating sustained adoption. The intervention created a single structured operational dataset supporting referral, waiting list and assessment management, reducing duplication of data entry, improving accessibility of waiting list information and enabling an estimated reduction of approximately 66.9-133.8 hours of administrative time.This project demonstrates how low-cost digital infrastructure can support governance and data-driven service management within CAMHS.

ترجمه فارسی چکیده

مدیریت قابل اعتماد لیست انتظار، یک مؤلفه کلیدی در حاکمیت سرویس‌های روان‌پزشکی کودکان و نوجوانان (CAMHS) است. در سرویس‌های نئورودویلوپمنتال، سیستم‌های پراکنده برای ارجاع و مدیریت لیست انتظار می‌توانند ریسک‌هایی را برای اعتبار داده‌ها، نظارت بر خدمات و دسترسی به موقع به مراقبت ایجاد کنند. در تیم تخصصی CAMHS نئورودویلوپمنتال شهر و هکنی، فرآیندهای ارجاع و مدیریت لیست انتظار به چندین فایل اکسل و ورودی دستی داده‌ها در مراحل غربالگری، تخصیص لیست انتظار و ردیابی ارزیابی متکی بودند. این امر باعث تکرار، ریسک از دست رفتن داده‌ها و محدودیت در دیدن پیشرفت بیماران شد. یک پروژه بهبود کیفیت برای پیاده‌سازی یک جریان کار دیجیتال با استفاده از فرم‌های مایکروسافت، لیست‌ها و اتوماسیون قدرت انجام شد. این سیستم یک مجموعه داده ساختاریافته واحد ایجاد کرد که پیشرفت بیماران را از ارجاع تا تکمیل گزارش ردیابی می‌کرد، جایگزین چندین فایل اکسل و فرآیندهای دستی شد و به کارکنان بالینی و اداری اجازه داد بدون وابستگی به بازیابی دستی، به اطلاعات لیست انتظار دسترسی مستقیم داشته باشند. در طول یک دوره ۱۳ ماهه، سیستم توسط ۲۰ کاربر فردی در ۸۰۳ جستجو استفاده شد که نشان‌دهنده پذیرش پایدار بود. این مداخله یک مجموعه داده عملیاتی ساختاریافته واحد ایجاد کرد که از ارجاع، مدیریت لیست انتظار و ارزیابی پشتیبانی می‌کرد، تکرار ورودی داده‌ها را کاهش داد، دسترسی به اطلاعات لیست انتظار را بهبود بخشید و امکان کاهش تخمینی حدود ۶۶.۹ تا ۱۳۳.۸ ساعت زمان اداری را فراهم کرد. این پروژه نشان می‌دهد که زیرساخت‌های دیجیتال با هزینه پایین چگونه می‌توانند حاکمیت و مدیریت مبتنی بر داده در CAMHS را پشتیبانی کنند.

متن کامل اصلی